Configuraciones interesantes de Zotero

¿Por qué Zotero?

Zotero es, probablemente, el mejor gestor de referencias bibliográficas de código abierto. Sin embargo, su versión gratuita tiene un límite de 300 MB para archivos adjuntos. En este artículo, vamos a configurar Zotero 7 (o superior) para saltarnos esa limitación usando ZotMoov, el sucesor del mítico Zotfile, y servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive o Dropbox.

Cuando desarrollas algún trabajo de investigación, trabajo fin de estudios o algún proyecto, es frecuente que tengas que consultar muchos textos de todo tipo. Un gestor de bibliografía como Zotero, te permite recopilar todos esos textos de una manera organizada, hacer tus anotaciones en cada una y, finalmente, elaborar tu propia bibliografía.

Cuando tienes que incorporar las referencias de los artículos leídos, hay conectores para Word, o bien puedes generar archivos de bibliografía para incorporar automáticamente esas citas en LaTeX.

Instalar Zotero y el Conector

Descarga e instala la última versión de Zotero y el conector para tu navegador (Chrome, Firefox o Edge).

Configurar tu nube

Instala la versión de escritorio de tu servicio en la nube (Google Drive, Dropbox, etc.). Crea una carpeta específica para tus documentos, por ejemplo: E:\MiNube\Zotero_PDFs.

¿Por qué configuramos nuestra nube?

La versión gratuita de Zotero tiene una limitación en la cantidad de almacenamiento que permite sincronizar. Cuando incorporas un nuevo elemento en tu biblioteca, puedes incluir el pdf que lo acompaña o solamente los datos de referencia del elemento (ya sea un artículo de revista, un informe técnico, un texto legal, etc.). Si quieres tener el pdf o el archivo completo que acompaña a los datos bibliográficos, tu biblioteca empezará a ocupar cada vez más espacio. Al mismo tiempo, querrás tener accesible esos documentos adjuntos desde cualquier sitio desde donde te conectes, si cambias de máquina. Por ese motivo, hablamos de sincronizar los archivos de nuestra cuenta de Zotero.

Una manera sencilla de tener la sincronización de los archivos en todos nuestros dispositivos es conectando Zotero con Google Drive o con otra nube.

Instalar ZotMoov

Con la llegada de Zotero 7, el plugin Zotfile dejó de funcionar. ZotMoov toma el relevo permitiéndonos:

• Mover automáticamente los PDFs a una carpeta en la nube.
• Vincular esos archivos para que no ocupen espacio en los servidores de Zotero.
• Organizar tu biblioteca de archivos local de forma legible.

Sigue los pasos siguientes para instalar ZotMoov en Zotero:

1. Descarga el archivo .xpi de la última versión de ZotMoov desde su GitHub.
2. En Zotero, ve a Herramientas > Complementos.
3. Pulsa el icono de la rueda dentada y selecciona Install Add-on From File….
4. Selecciona el archivo descargado y reinicia Zotero.

Configuración de Zotero (Paso a paso)

Para que este sistema funcione, debemos decirle a Zotero que no guarde los archivos en sus servidores y que sepa dónde buscarlos en nuestro PC.

Sincronización

Ve a Editar > Ajustes (o Preferencias) > Sincronizar:

• Desmarca la opción «Sincronizar los archivos adjuntos de Mi biblioteca…». Esto evita que los 300 MB de límite se agoten.

Directorio base (Crucial para multidispositivo)

Si vas a usar Zotero en varios ordenadores, ve a Ajustes > Avanzado > Archivos y carpetas:

• En Directorio base de adjuntos vinculados, selecciona la carpeta de tu nube (ej: E:\MiNube\Zotero_PDFs). Esto permite que Zotero use rutas relativas y encuentre los archivos aunque la letra de la unidad cambie entre un PC y otro.

Configuración de ZotMoov

Ahora configuramos el plugin para que haga el trabajo sucio. Ve a Ajustes > ZotMoov:

1. Directory to Move Files to: Selecciona la misma carpeta de tu nube.
2. Source Folder: (Opcional) Puedes elegir tu carpeta de «Descargas». Si arrastras un PDF allí, ZotMoov puede detectarlo.
3. Configuración de menú: ZotMoov permite crear menús personalizados para mover archivos. Asegúrate de que la opción «Move» esté activa.

Renombrado de archivos (Novedad en Zotero 7)

A diferencia de versiones anteriores, Zotero 7 ya renombra archivos de forma nativa de forma muy potente, por lo que ya no dependemos de plugins para esto.

• Ve a Ajustes > General > Renombrado de archivos.
• Puedes definir el formato, por ejemplo: {{ firstCreator }} - {{ year }} - {{ title }}.
• Zotero renombrará el archivo y ZotMoov lo moverá a la nube automáticamente.

¿Cómo se usa en el día a día?

Añadiendo desde el navegador

Debes tener Zotero abierto, y seleccionada la biblioteca sobre la que quieres trabajar.

Cuando navegas y guardas un artículo con el conector de Zotero, el plugin detectará el nuevo adjunto colocándolo en la biblioteca donde estás posicionado dentro de Zotero, lo renombrará (según tus reglas de Zotero) y lo enviará a tu carpeta de Google Drive/OneDrive vinculándolo automáticamente. Verás que el icono del PDF tiene ahora una pequeña flecha azul, indicando que es un archivo vinculado.

Añadiendo archivos desde un pdf

Es habitual que tengamos artículos, libros, etc. ya descargados en pdf en nuestro dispositivo. La forma más rápida de agregarlo a Zotero, es arrastrando ese pdf directamente a Zotero.

Para que se pueda usar correctamente como referencia y crear las citas y demás, es necesario que el archivo esté dentro de un «contenedor«.

• Si el pdf que tenemos contiene el texto correctamente, Zotero extraerá los metadatos automáticamente y creará solo el contenedor.
• Si no puede extraerlo, hacemos click con botón derecho en el archivo que aparece en la ventana principal de Zotero y seleccionamos «Crear elemento contenedor…». Si tenemos el DOI, ISSN, ISBN o algún dato similar, podemos indicarlo en la ventana que aparece para que Zotero cree automáticamente el contenedor desde esa información.
• Si no tenemos esa información, tendremos que crear el elemento contenedor, haciendo lo mismo que en el párrafo anterior, pero seleccionando «Entrada manual». Eso nos permite indicar tipo de documento, título, autores, etc.

Organizando archivos antiguos

Si ya tenías PDFs en Zotero y quieres pasarlos a la nube:

1. Selecciona los elementos.
2. Haz clic derecho > ZotMoov: Move Selected to Directory.
3. Zotero moverá los archivos físicamente a tu nube y liberará tu espacio de almacenamiento online.

Bonus: Enviar a la Tablet

ZotMoov ha incorporadola función de «Send to Tablet».

• En los ajustes de ZotMoov, puedes definir una carpeta de «Intercambio» en tu nube.
• Al hacer clic derecho sobre un libro > ZotMoov: Move to Tablet, el archivo se copia a esa carpeta para que lo leas en tu iPad/Android.
• Cuando termines de anotar, usa Get from Tablet para traerlo de vuelta.

Better bibtex

Si estás usando el plugin better bibtex, hay un problema con la forma en que renombra las referencias. Al ser distinto a la manera en que Zotero las configura, se puede producir un lío bastante grande a la hora de exportar el archivo .bib para incorporar la bibliografía.

Es recomendable cambiar esto en Herramientas -> Better BibTex -> Open Better BibTex preferences. En la pestaña Citation keys sustituir el contenido de «Citation key formula» por [zotero].

Después, si hay alguna entrada en la biblioteca que haya generado la «Citation Key» con el plugin, simplemente botón derecho en el contenedor y pulsar en Better BibTex -> Refresh BibTex Key.

A continuación, ya se podría exportar la biblioteca o la colección como .bib.

Cambiar la referencia manualmente

A veces nos interesa colocar una referencia concreta manualmente para un documento. Por ejemplo, porque la generada por Zotero es demasiado larga o poco ilustrativa para usarla cómodamente al citar en nuestro texto.

El campo que aparecería al comienzo de cada elemento, llamado «Citation Key» no se puede editar y lo coloca ahí el plugin Better Bibtex como información.

Sin embargo, casi al final de todos los campos, aparece uno llamado «Adicional» (o «Extra» si usas la versión en inglés). Ahí se puede indicar manualmente una referencia de cita, simplemente anteponiendo el texto «Citation Key: «.

Por ejemplo, supongamos que tenemos un texto legal que queremos referenciar. Si dejamos que Zotero asigne su referencia, saldrá un nombre tan larguísimo e inútil como sea el propio título del texto legal. Si a nosotros nos interesa asignarle manualmente una referencia del estilo «RD1955», mucho más simple y que tenga más sentido para nosotros, colocaríamos en el campo «Adicional» algo así:

Citation Key: RD1955

¿Cómo citar legislación y Normas?

En Zotero hay una lista enorme de «Tipos de elemento» ya preconfigurados para citar correctamente. Por ejemplo, el tipo «Libro» permite introducir campos como el ISBN, además del autor, título y editorial, por supuesto. Estos campos hacen posible que las referencias se coloquen correctamente después en nuestros documentos.

Sin embargo, no tiene un tipo de elemento para guardar en la bibliografía las legislación en general, Normas y otros tipos de textos similares. Lo que se suele hacer en estos casos es emplear el tipo de elemento «Entrevista«. Un ejemplo de cómo se podrían cumplimentar los campos para un Real Decreto sería el siguiente:

URL: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2014-6084

Citation key: RAT

Tipo de elemento: Entrevista

Título: Real Decreto 337/2014, de 9 de mayo, por el que se aprueban el Reglamento sobre condiciones técnicas y garantías de seguridad en instalaciones eléctricas de alta tensión y sus Instrucciones Técnicas Complementarias ITC-RAT 01 a 23.

Entrevista con: Ministerio de Industria, Energía y Turismo

Fecha: 09/12/2014

Medio: BOE núm. 139, de 09/06/2014.